用法与故事

超级策略,决胜虐你千万次的邮箱

印象笔记团队 2013/06/20

印象笔记团队 2013/06/20

20130620 web clipper gmail-email strategy

每天上班,第一件事是什么?打开收件箱,开始马不停蹄的“盲”碌?就这样,日复一日,宝贵时光都毁在邮箱里?

每逢找资料,都焦头烂额,按日期、按发件人、按关键字⋯⋯,各种抓耳挠腮?一旦没有网络,彻底无计可施!

从现在起,只需掌握以下超级邮箱策略,立即解决每天面对邮箱之痛。

1.邮件并非天生平等。

对于邮件,四项限法则同样适用,只有重要而紧急的邮件是需要马上处理的,例如销售合同等。重要而非紧急的可以稍后慎重处理,不重要的邮件,都可以考虑是否需要处理,甚至看过不做任何处理。(如果想保持高效流畅的工作节奏,尽量提前安排,少出现紧急邮件和事项。)

  • 重要紧急邮件,立即执行并回复。既然这封邮件是重要的,也就意味着可能需要备份,方便日后查找,因此可以在回复邮件的时候密送到自己的印象笔记私有邮箱 (帐户信息中以@m.yinxiang.com结尾的邮箱地址),下次同步印象笔记帐户后,这封邮件就会自动出现在你的默认笔记本中。

20130620-mail-strategy-mail-address

  • 重要非紧急邮件和需要花时间处理的邮件,比如做市场、产品、销售报告,营销方案,设计方案,工作计划等等。如果工作井井有条,这部分邮件才是应该关注的重点,因此可以直接转入印象笔记私有邮箱,同步后,为这条笔记设置提醒,自动将笔记置顶,提醒这是一封重要笔记,还可以设置提醒时间,并在“偏好设置”中开启邮件提醒通知,需要完成的当天早上,应用内和邮件都会提醒你完成它。这样就将待办事项、工作计划和邮件处理,自动结合起来。接到提醒后,直接在印象笔记里处理这封邮件,写方案,作计划都没问题,还可以添加任何类型的附件。完成后,还可以在印象笔记中直接发送给相应人员,邮件处理和文档备份同时完成。

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  • 印象笔记私有邮箱小贴士
    • 如果第一次使用这个功能,强烈建议把这个邮箱地址保存到通讯录,方便日后随时用;
    • 发送邮件到印象笔记时,还可以直接指定邮件保存的笔记本,并添加标签。只需在标题后加上@笔记本名称,在标题末尾输入#标签名称即可,顺序如下:标题、笔记本名称、标签名称,例如:Fwd:罗宋汤的做法 @菜谱 #汤 #牛肉 #法式

20130620 email strategy with Evernote recipe

2.两分钟原则。

浏览邮件时,如果发现回复一封邮件只需要不到2分钟时间,那就立即处理并回复,如果时批复邮件,需要存档备案,也只需要在回复时密送给自己的印象笔记私有邮箱。

3.学会委任、分配和跟踪。

收到一封邮件,并不代表这份邮件就需要你本人处理,如果有更熟悉此事,或者直接对此事负责的人选,可以直接转发给TA来处理。但转发邮件时,请务必注明截至日期,以及你希望对方做什么,这样才能达到有效的委任。同时可以密送一份到印象笔记私有邮箱,以截至日期设置提醒,以便跟踪进展,防止遗漏。

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4.订阅邮件批处理。

对于订阅的邮件,可以扫一眼就标记为已读,如果能在一眼之间吸引你,才去点击查看,或者保存。(保存归档高效方法,请参考下一条)

5.归档整理和搜索。

千万别把邮箱的收件箱当作你的信息归档库,因为其中包含了大量一次性邮件和垃圾邮件,查找费时费力,一旦没有网络,基本无计可施。从今天起,养成习惯,看到日后可能用到的邮件,比如重要报告、数据表格、酒店机票预定等等,立即快速归档处理。

  • 无论使用手机、平板或电脑邮件客户端,或者网页直接查收邮件,也无论邮件中包含任何类型附件,都可以直接一键转发到印象笔记私有邮箱,永久保存。同步后,按照自己的使用习惯,用笔记本或标签进行整理归纳,或者直接使用搜索,文本、图片、PDF,甚至iWork和Office文档中的内容都可以轻松搜索到。同步到电脑客户端,或者使用移动端高级帐户的离线笔记本,即使没有网络也可以轻松找到备份邮件。
  • 如果你习惯在Chrome浏览器上使用Gmail邮箱,或许已经被Gmail虐待了千百次,等待附件下载的过程实在煎熬,那么最新印象笔记•剪藏Chrome版就是你的绝佳武器。打开一封邮件的整个会话,轻点一下浏览器的剪藏扩展程序图标,无论来回往复多少次的对话、图片和各种附件,全都直接收入印象笔记帐户,保存过程中还可以指定笔记本和标签,保存整理一次完成。同步后,在印象笔记中查看、编辑、修改,通通又快又轻松。

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6.写邮件有策略。

  • 写一封好邮件,需要回答以下五个问题,才能达到有效沟通,这五个问题可以长期保存在印象笔记中,随时提醒自己:
    • 你是谁?
    • 你想要做什么?
    • 为什么要问我?
    • 我为什么要按照你说的做?
    • 下一步,我该怎么办?
  • 写完一封邮件,发出之前仔细阅读,删掉多余信息。如果一封邮件太长,就会导致接收者根本不看,或者看了也不会有任何响应,因此剔除无关信息,更可能获得反馈,并增加对方的行动力。在印象笔记中起草邮件是很不错的选择,长期坚持对比,就会发现自己对于邮件信息的把握越来越准确。
  • 把邮件限制在五句话之内,自己写的时候可以更专注,更有条理。邮件接收者也可以更快做出决定,采取下一步的行动。
  • 赞扬多多益善。邮件限制在5句话之内,是为了提高行动力和沟通效率,但如果你写一封信表扬对方,就无需任何约束,尽情抒发吧。
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