【绝对干货】部署企业版3步曲

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【绝对干货】部署企业版3步曲

印象笔记团队 2015/01/23

印象笔记团队 2015/01/23

团队笔记本架构混乱、笔记多而繁杂,不知如何整理?简单 3 步,让你团队的工作空间整洁、有序,查找内容更加精准、快速,从而提升整体的工作效率。

一、设置团队工作空间

首先,请为你公司的企业帐户至少设立 2 名管理员,以确保公司人员变动时,企业帐户仍会得到维护。企业管理员可以是公司的技术人员、经理或其他管理者。

设立企业管理员的具体操作步骤:

  1. 登录 “管理控制台”
  2. 点击 “管理用户”
  3. 在 “全部用户” 列表中选择用户
  4. 在 “身份” 选项下,选择 “设为管理员”

注:你也可以通过同样的操作,将企业管理员的身份撤销,变更为普通用户。

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其次,请规划一下公司的笔记本架构,包括要存入印象笔记企业版的资料,以及资料的管理和访问权限的分配。

回答以下问题,可以帮你理清思路。

1. 使用印象笔记企业版的目的是什么?

印象笔记企业版旨在打造团队知识库,让协作更便捷。如果你想通过企业版来汇聚散落各处的资料于一处,请根据资料内容主题创建企业笔记本,以便团队成员快速找到所需内容;

2. 使用印象笔记企业版共享哪些内容?

团队企业笔记本的框架可以依据要共享的内容类型及共享范围来搭建。例如:休假制度相关笔记本,就可以跟全公司共享;具体项目相关笔记本,就选择跟团队或部分参与者共享。

3. 每位团队成员的需求都不同,怎么办?

每位团队成员的工作方式都不一样,印象笔记企业版用法灵活,易于上手,可满足各类工作需求。每位团队成员可以自行组织笔记本架构。

二、搭建团队工作空间

1. 借鉴现有架构

如果你已有惯用的文件分类方法,不妨以之为鉴,来搭建你团队的印象笔记工作空间。

例如:可以借鉴电脑上使用文件夹分类管理资料的方法,来设计印象笔记企业版的笔记本和笔记架构。

电脑:

  • 1 级文件夹:销售资料
    • 2 级文件夹:PDF 文档
    • 2 级文件夹:打印资料

印象笔记企业版:

  • 笔记本:销售资料
    • 笔记:PDF 文档(标签:销售资料-PDF)
    • 笔记:打印资料(标签:销售资料-打印)

只需打开 “销售资料” 的企业笔记本,就可以看到所有相关的资料笔记了。你也可以在标签列表页面,通过搜索标签来快速找到笔记。

2. 创建新架构

如果你对现有的文件分类方法不满意,不妨在印象笔记企业版中尝试搭建一个新的架构。

可以考虑按照公司的部门来搭建,如行政、HR、市场部、销售部、产品部、财务部、客服部等。

架构搭建完成后,可以跟部门负责人来进一步沟通要存放的内容、以及笔记本、笔记和标签的命名规则。

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附上印象笔记企业版架构部署的【模板】【示例】,以帮助你的团队更清晰地部署企业版,欢迎下载。

三、整理团队工作空间

印象笔记企业版为你配备了 6 大利器,助你高效整理繁杂的团队笔记,让笔记归档更有序、内容查找更便捷。

利器 1:笔记本

“笔记本” 是树型结构,将笔记按照所属关系,进行分类整理。企业用户的笔记本分为两种:“企业笔记本” 和 “私人笔记本”。

“企业笔记本” 归公司所有,即使成员离开公司,其所创建的企业笔记本仍将完整保留。企业笔记本可以发布到企业主页,或只跟团队成员共享、或不进行共享。

“私人笔记本” 完全归私人所有,即使你从公司离职,所有权也不会改变。私人笔记本可以跟团队成员共享,但不可以发布到企业主页。

notebook

利器 2:笔记本组

笔记本可组织为 “笔记本组”,通过创建 “笔记本组” 可以对笔记本进行分组管理。当有两个相关联的笔记本时,可以将他们集合到一个组中。

“笔记本组” 仅对你个人可见,无法捆绑式分享。若想分享笔记本组中的内容,需要分享其中相应的笔记或笔记本。

创建 “笔记本组” 具体操作步骤:

  • 在桌面客户端,把一个笔记本直接拖动到另一个笔记本上,就会自动创建一个“笔记本组”;
  • 或者在一个笔记本上点击右键,选择 “添加至笔记本组” 即可。

注:笔记本组的管理结构会自动同步到你的帐户,在 iPhone,安卓,Mac,Windows 和网页版,都可以随时看到笔记本组的分类结构。

notebooks

利器 3:标签

你可以通过 “标签” 为笔记添加关键词和注释,日后笔记查找起来更方便。

企业帐户的标签分为 “私人标签” 和 “企业标签”。“企业标签” 归公司所有。在企业笔记中,标签可以作为关键词来进行搜索。

在企业笔记里添加的标签,都会自动归类为 “企业标签”。“私人标签”,跟私人笔记本一样,归私人所有。在私人笔记里添加的标签,都会自动归类为 “私人标签”。

tags

利器 4: 命名规则

为笔记本组、企业笔记本、笔记以及标签创建一套命名规则,团队的工作空间将更加整洁有序,内容查找起来也更为快捷。

当团队需要经常跨部门沟通或创建的笔记数量很多时,创建一套命名规则尤为重要。

命名规则可以根据公司部门结构及团队的业务灵活制定。请确保团队成员都根据统一的规则去命名企业笔记本、企业笔记和企业标签,以便其他成员快速找到所需信息。

以下是一些示例:

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利器 5:快捷方式

“快捷方式” 就好比是一个收藏夹,把最常用的笔记本、笔记和标签放入这里,需要时可快速打开。

创建 “快捷方式” 具体操作步骤:

  • 桌面客户端:直接拖动笔记/笔记本/标签至左侧栏 “快捷方式”。
  • 移动端:打开目标笔记,点击菜单栏上的 。。。 按钮,选择 “添加到快捷方式”。

删除 “快捷方式” 具体操作步骤:

  • 桌面客户端:右键点击 “快捷方式” 中要删除的内容,选择 “从快捷方式删除”。
  • 移动端:打开目标笔记,点击菜单栏上的 。。。按钮,选择 “从快捷方式删除”。

注:删除的只是快捷方式,并不会删除笔记/笔记本/标签。

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利器 6:笔记本目录

如果笔记本里的笔记数量太多,你也可以创建 “笔记本目录” 笔记,让团队成员快速查找相关内容。

创建 “笔记本目录” 具体操作步骤:

在印象笔记电脑客户端,打开笔记本,按住 Ctrl 键(Mac: Cmd 键)选择多条笔记或(Ctrl+A)全选笔记,然后选择右边的 “创建目录”,所有的笔记就会自动生成一条目录笔记。

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