高效项目协作的 5 个技巧

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高效项目协作的 5 个技巧

印象笔记团队 2015/06/19

印象笔记团队 2015/06/19

一个项目所涉及的资料繁杂多样,且分散在各个参与人员的电脑上,不仅获取时很麻烦,也因没能共享而造成了资源浪费,甚至有些同事还做了大量重复工作,协作效率势必大打折扣。

如果将这些零散的信息都集中存放在一个地方,并和项目成员共享,既为资料获取带来了便利,也让资源得到了优化配置,更让项目负责人清晰地把控整个项目的进展情况。

tips

这里,我们为你总结了使用印象笔记企业版进行项目协作的 5 个技巧:

  1. 集中汇聚项目信息
  2. 快速共享项目信息
  3. 多渠道收集项目信息
  4. 有序整理项目信息
  5. 充分利用项目模板

1. 集中汇聚项目信息,化零为整

项目启动时,负责人可以根据项目类型创建一个或多个企业笔记本,用于集中存放项目相关信息,方便团队成员快速查询。

例 1:调研类项目,可以创建一个笔记本,根据任务分工来创建和命名笔记。

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例 2:投资类项目,可以根据项目流转顺序创建多个笔记本。

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例 3:法律诉讼类项目,可以创建一个笔记本,再根据案件所涉资料类别来创建多条笔记。

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小窍门

印象笔记采用平面式的结构,可以对团队的资料文档进行三级目录分类管理:笔记本组、笔记本和笔记。

“笔记” 存放在 “笔记本” 中,而多个相关联的 “笔记本”,则可以集合为一个 “笔记本组”。

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★ 通过 创建 “笔记本组” 可以对笔记本进行分组管理。

★ 笔记本组的管理结构会自动同步到你的帐户,在iPhone,安卓,Mac,Windows和网页版,都可以随时看到笔记本组的分类结构。

QQ20150619-1@2x

2. 快速共享项目信息,优化资源配置

将项目相关笔记本跟团队共享后,所有团队成员都可以看到项目资料,获取信息、同步进度更方便了。如果赋予团队编辑权限,成员还可以直接修改项目信息、添加新内容等。

在印象笔记企业版里共享项目资料的方式有多种,可以根据共享范围来灵活选择。

2.1 工作群聊

“工作群聊” 相当于印象笔记内嵌的 IM 工具,也是目前笔记的主要共享方式。

相比过去通过邮件共享笔记的方法,新的共享方式更便捷,并且共享的同时还可以开启群组对话,讨论共享的内容,让协作体验变得更流畅。

  • 特色亮点:共享的同时开启群组讨论
  • 共享内容:整个笔记本、单条笔记
  • 共享范围:一人或多人
  • 应用场景:团队群组共享、单名成员共享、公司外部人士共享
  • 权限设置:可以编辑和邀请、可以编辑、可以查看

workchat

查阅使用 “工作群聊” 共享的操作步骤

2.2 企业主页

“企业主页” 是一个内嵌的企业平台,仅限于企业内部使用。将笔记本发布到 “企业主页” 后,所有加入企业帐户的同事都可以看到。

  • 特色亮点:快速共享给全公司
  • 共享内容:企业笔记本
  • 共享范围:全公司(所有加入企业帐户的员工)
  • 应用场景:全公司范围内发布信息,如员工手册等
  • 权限设置:可以编辑和邀请、可以编辑、可以查看

publish

2.3 电子邮件

印象笔记还支持直接将笔记通过电子邮件发送给同事或外部合作伙伴。笔记的内容即为电子邮件正文内容,笔记字体、颜色等格式都将完整保留。

  • 特色亮点:以邮件形式发送笔记内容
  • 共享内容:单条笔记
  • 共享范围:一人或多人
  • 应用场景:较为正式的内容,需要通过电子邮件发送给相关人士
  • 权限设置:一旦发送,内容不可更改

email

3. 多渠道收集项目信息,高效积累资源

3.1 印象笔记·剪藏

印象笔记·剪藏浏览器插件,是一个保存网页内容的工具,可以快速收藏各类网页图文,并永久保存进印象笔记。

clipper

3.2 “我的印象笔记” 微信服务号

“我的印象笔记” 是印象笔记的微信公众服务号,关注服务号之后,按照说明绑定印象笔记帐号,将微信图文消息转发到此服务号,图文内容即可自动保存到印象笔记。

wechat

3.3 扫描纸质文件

纸质文件可以通过印象笔记移动客户端上的扫描摄像头、扫描宝(目前支持 iPhone 和 iPad)、ScanSnap 扫描仪,快速、整洁、有序地扫描进印象笔记,转变为可以搜索和共享的笔记。

scanner

3.4 拖拽电子文档

诸如 PDF、Word、Excel 之类的电子文档,可以直接从电脑硬盘拖拽到印象笔记。作为企业用户,附件文档里的内容,都可搜索得到。

在安装了 Office 软件的电脑或移动设备上,双击 Word、Excel 等 Office 附件即可直接在笔记中打开文档并进行编辑,修改会自动保存到笔记附件里。

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4. 有序整理项目信息,让资料触手可及

如果项目笔记本里的笔记数量太多,你也可以创建 “笔记本目录” 笔记,让团队成员快速查找相关内容。

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5. 充分利用项目模板,有效避免重复工作

通过印象笔记企业版事先创建好模板,将能有效减少重复式、模板式工作带来的时间和资源浪费,让效率更上一层楼。

在此附上【项目管理必备】进度计划表模板,欢迎下载使用。

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