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首次揭密 | 时间管理专家叶武滨团队的大象“秒搜”宝典

首次揭密 | 时间管理专家叶武滨团队的大象“秒搜”宝典

印象笔记团队 2018/06/05

印象笔记团队 2018/06/05

对比低效团队的劳而无功,高效团队的成果斐然总是让人艳羡又深感不可企及。

中国著名时间管理科技教育培训机构—易效能—用实际行动诠释了何为【高能团队】,何为【高效率,慢生活】,何以让生活除了当下的工作,还有诗歌和远方。

5年、国内外30+城市、600+线下付费课程、易效能足迹已遍布全球。“帮助1亿人提升效率, 重建全新生活方式”,易效能正在身体力行朝着既定目标前行。

一个高产出的团队,总共只有近20名成员,遍布全球不同城市,不见面,不坐班,能达成协同高效的众多目标,你一定会问他们是如何做到的?

积极思维,善用工具,利他行动,这三点则是易效能致胜的法宝。

易效能擅长从众多工具中挑选最优秀者来匹配落地他们的思维,印象笔记企业版是易效能挑中的重要信息管理和工作协同工具。让我们看看易效能牵手绿色大象后实现了什么?

1. 全方位部署,同步构建知识库

团队协作讲求实现4A: Anywhere, Anytime, Anyone, Anything。为了实现任何团队成员,在任何时间,任何地点,都能找到所需要的任何信息, 易效能提倡利用现代互联网科技来进行“同步”工作和生活管理。

易效能将印象笔记企业版部署到了各个业务层面,并在此基础上搭建了团队的知识库系统。

印象笔记的笔记本组、笔记本、笔记三级目录结构非常契合团队需求。笔记是最小的单位,笔记通过笔记本来管理,笔记本则可以通过笔记本组来归类。

为了能满足分类整理的需要,又不会因为层级太多而影响查找资料的效率。基于此原则,易效能团队的企业版架构设置如下:

2. “秒搜系统”,1秒找到所需资料

团队成员在工作过程中会产生大量各式各样的资料:音乐、图片、视频、文档、账号密码、合同、客户资料、课件、会议纪要等等,如何能够让这些资料有序地储存并能够随时找到呢?

如今易效能团队已经在企业版里创建了几万条笔记了,纵然有这么多条信息,需要资料时,却能做到“秒搜”,这主要得益于团队在企业版里所搭建的“秒搜系统”。

易效能拥有核心知识产权的“秒搜”模型,提出四大原则:电子化、目录化、位置固定化、使用频率化。通过这四个原则把资料进行分类整理,最终实现查找“一秒”化。

目录架构和标题命名规则是实现“秒搜”的基础。易效能团队的笔记标题都会包含主题、时间、地点、人物、事件等关键信息。

叶老师在其《时间管理100讲》中指出:

目录不需要设计太多,否则容易变得很复杂。目录设计好之后,再将收集的资料逐步进行整理,去粗取精,只保留最有价值的那些信息。
除此之外,还需要为每条笔记设好一个标题,尤其是在笔记数量达到成千上万条的时候,标题的命名规则显得尤为重要。

以叶武滨老师的反思日记为例。叶老师本人过着晚十早五的生活,早上5:00起床,早起最重要的事就是在手机端通过印象笔记写“晨间日记”,时至今日已有7年之久了。

叶老师反思日记的标题都以时间开头,这样日后在查找资料时,通过搜索时间关键词,就能在近7年的日记中“一秒”找到想要的那篇。

3. 多方协作,打磨精品课程

课程研发是易效能团队的核心工作之一,整个过程中涉及到易效能团队内部, 外部机构, 及跨国团队成员间的协作。

让我们来看看《时间管理100讲》这一个让易效能在喜马拉雅FM收获1600万听众,一亿以上点播量的课程是时如何制作的吧!

在课程开始之初,易效能团队会首先创建一个企业笔记本,将相关的同事邀请进来,给予编辑权限。

从主题灵感、素材整理、批阅修改、定稿发布、成书出版等等,整个课程的制作过程都在这一个笔记本里进行。

所创建的笔记在标题中注明时间、人物、所属的具体流程环节等。这样,即便笔记本里有上百条笔记,后期查找时,也可以实现“秒搜”。

在中文课程的制作方面,除了内部协作,易效能还会通过印象笔记企业版与喜马拉雅、出版社等进行外部协作。

在对外合作上,易效能提倡“协作信任”,相信对方的诚信并敢于托付,为每个合作伙伴都开通一个企业帐户,邀请他们加入课程笔记本,并给予编辑权限。

合作伙伴对于课程有好的建议,直接写在笔记里,就能快速同步给所有人,节约了沟通成本。

在英文版课程的制作方面,易效能有一个跨国的团队,而印象笔记企业版是成员间同步课程资料和进度的重要工具。

Sisi和Justin在美国负责课程的翻译以及英语音频的录制,课程内容翻译完成后就会更新到课程笔记本中,在标题里注明课程类型,与中国团队时刻保持同步。

这样,从课程立项到归档,易效能通过企业版既实现了多方、跨地域的协作,又将整个课程制作的流程和经验保存了下来,让团队的知识得以积累和沉淀。

4. 深入沟通,提供高品质学员服务

迄今为止,易效能已帮助近几十万付费学员找到卓越而不失衡的人生,让他们重建了平衡有序的生活方式,和专注高效的工作方式。之所以如此受欢迎,除了提供精品的时间管理课程之外,易效能的学员服务也非常值得一提。

学员服务不仅仅是管理学习,更是通过人性化的沟通,让学员感受到对他们的重视,和学员建立忠诚度,让学员成为粉丝。

为了提升沟通效率,易效能在印象笔记企业版中建立了学员资料库。每期课程的学员报名情况、签到表、沟通记录都保存在笔记中。

课后进行回访的时候,搜索学员名字就可以快速调出这个学员的所有历史资料,包括参加的课程、过往沟通情况等。

这样,既能对学员在易效能的成长轨迹有全面的了解,也能让沟通更为深入,让学员感受到对其的关怀和重视。

此外,为了支持学员的学习和践行,充分调动学员的积极性,易效能还有一支教练团队,帮助学员去践行时间管理理念。

教练们虽然身处世界各地,但易效能通过借力工具,依然实现了高效的远程协作。

晨会是易效能教练团队主要的沟通方式之一,每天早上6天开始。教练们通常一边跑步,一边听晨会,生活工作两不耽误。

团队会议很重要,但如果把控不好开会的节奏,很容易浪费大家宝贵的时间。易效能的高效会议系统通过流程、角色时间的控制,最后把会议记录落实到印象笔记,切实助力了团队会议效率的提升。

每次会议都有一条共享笔记,开始之前讨论议题、参与角色(例如主持人、时间大臣、排麦大臣、记录大臣等)等都写在笔记里。

会议开始之后,大家根据议题展开讨论,会议结束时,会议纪要也会在笔记中同步完成,方便大家日后查阅。

总结易效能团队的高效法则,正是将时间管理理念与工具相结合的成果。除了当下的工作, 印象笔记还在团队成员个人的生活中扮演了重要的角色,让每个人都真正享过上了【高效率,慢生活】的日子。

管理学大师彼得·圣吉说过:“要想教会人们一种新的思维方式,必须给他一个工具,通过工具的使用来培养新的思维方式”。

通过工具,易效能不但得以摆脱地域束缚,汇聚到世界各地的优秀人才,还能通过远程协作高效推进项目,最终节约了大量时间和成本。

在工具选择方面,叶老师也早已研究出了一套原则,在其《叶武滨说时间管理》里面,叶老师建议到:

1.尽量选择能在全平台同步的

2.选最新最好的技术最先进的

3.不要选择太多,要少而精

印象笔记企业版正是易效能团队经过多番对比,在众多可选方案中脱颖而出的哦!

你可以拨打:400-898-1000  申请免费试用。

 

感谢大家对印象笔记企业版的关注和喜爱,我们会努力做的更好。如果你也有想要跟大家分享的团队故事,可以将使用心得投稿到 gushi@yinxiang.com。 一经采纳,即可通过大象与更多人分享,还有奖励噢~

印象笔记企业版为知识工作者打造知识管理平台,从团队知识的收集、共享到沉淀全过程,提升每位成员的工作效率,从而成为团队的“第二大脑”。

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