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【成功案例】厦门大学图书馆

【成功案例】厦门大学图书馆

印象笔记团队 2018/07/27

印象笔记团队 2018/07/27

阅读小建议

本案例可以帮你解决什么问题?

1. 团队资料繁杂散乱,如何搭建知识库

2. 项目协作效率低,如何时刻保持同步

3. 成员进度把控难,如何提升管理水平

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厦门大学图书馆始建于1921年,历经90多年的积累,馆藏总量在国内各类图书馆中名列前茅。馆内还拥有大量的古籍线装书、缩微平片等资源,是国家重点古籍保护单位。

除了思明校区的总馆外,另有漳州校区图书馆、德旺图书馆等多个分馆。各分馆与校本部之间通过互联网技术,实现了图书资源的统一配置与共享,印象笔记企业版就是其引入新技术之一。

在使用印象笔记企业版之前,团队主要通过腾讯通、微信、网盘等工具进行沟通与协作,但在文件共享和协同方面有着明显的不足:

  • 共享的文件分散在多个软件上,后期查找起来很困难
  • 共享出去的文件不便及时修改,存在版本同步的问题
  • 不同版本的文档传来传去,最后很难找到最新版
  • 团队工作协同不够直观,很难知晓成员具体做了什么
  • 彼此之间进度不了解,相互协作效率大打折扣

印象笔记企业版正好弥补了这些方面的缺憾,通过便捷的共享机制和强大的搜索功能,让部门的业务流程、工作进度、多媒体资源、考勤记录等在团队成员间实现了高效的同步。

角色 1:团队工作知识库与资料池

部门的工作流程、设备网络数据、多媒体资源汇总等均共享到工作组的笔记本内,团队小伙伴们浏览和取用都很便利。此外,由于单条笔记中可以添加图文字、PDF、Office文档等各类型的内容,业务资料的呈现方式也更立体直观。

角色 2:工作协同平台

部门的考勤记录、设备维护记录、多媒体资源采购进度、值班前台事务备忘等均会放在共享笔记本中,团队事务进度一目了然。

目前印象笔记企业版主要应用于图书馆的信息技术部、多媒体资源中心以及特藏部,是团队成员间资料共享与工作协同的主要工具。

本篇内容中我们首先来了解一下信息技术部是如何使用企业版的。

信息技术部主要负责图书馆信息化工作,包括信息系统开发与建设,图书馆IT设备维护,新媒体运营等,印象笔记企业版贯穿了团队的整个工作流程。

>>>>设备维护日志

图书馆IT设备维护是技术部的重要工作之一,为了提升故障排除的效率,技术部专门创建了【设备维护】笔记本,将故障现象、排查过程以及处理方法都详细记录下来,共享给团队成员。

这样,当有类似故障出现时,可以快速调取历史日志进行参考。即使主要负责人不在现场,其他同事也可以快速接手处理。

日志笔记中除了添加文字描述,还会对故障设备进行拍照,并通过企业版的“图片标注”功能,将具体故障标注出来,让日志的呈现形式更加直观易读。

>>>> 服务器管理日志

由于每台服务器都是由多名成员共同维护,为了让大家能够快速同步修改记录,团队专门创建了【服务器管理】笔记本。

每台服务器一条笔记,集中汇总所有对该服务器的修改记录,包括故障发生的时间、处理的方法、以及修改的代码块等,以便后续参考。

>>>>采购合同库

技术部的设备采购合同都会通过印象笔记手机APP扫描到笔记中去,既方便跟其他同事共享,又方便后期调取查阅。
在扫描合同的时候,印象笔记会自动识别合同边缘,而后自动完成拍摄。作为企业用户,还可以直接检索扫描文件内的文字。

需要查询某设备购买时间、保修期限等信息的时候,通过关键词就可以定位到具体合同内的相关段落上,比翻找纸质版的高效多了。

除了团队内的资料共享与协作,信息技术部还会通过印象笔记企业版进行跨部门的项目协同。【圕系列笔记本】沉淀了图书馆近6年的重要项目,每个项目都凝聚了多个部门的经验与智慧。

图书馆年度报告为例。一份报告的完成往往涉及技术部、读者服务部、办公室等多个部门的参与。

开会立项进行任务分工之后,会首先在印象笔记企业版中创建一个专属笔记本,跟所有参与人员共享。

收集各部门数据、到整理分析、到构思设计,到最终形成用于社交媒体的信息图,整个报告的制作过程都在印象笔记企业版中来开展。

图书馆宣传月是每年都会举办的活动。整个活动的组织过程,既涉及到了总馆内不同团队的协作,还涉及到总馆与分馆之间跨校区的远程协作。

活动思路、主题、海报物料等各个环节的负责人、图文资料、进度,都通过企业笔记本来进行同步。

活动负责人及其他参与人员,打开笔记本就可以看到所有相关笔记,无需一一找人进行进度同步了,节约了沟通成本,提升了协作的效率。

课题研究、学术论文是高校老师的重要工作之一。从素材收集到成稿发布,整个过程既需要处理大量的信息,还涉及到多人的相互协作。

每篇论文开题后,团队都会创建一个共享笔记本,记录从素材收集,到初稿、终稿、发布、乃至获奖的整个过程。

参与论文的小伙伴们可以共同编辑笔记本中的内容,并实时查看彼此的进度。

>>>>工作日志

技术部小伙伴们每周的工作都从【技术部工作记录】笔记本开始,每周一条笔记,各自将本周计划和具体工作更新上去,既方便成员间彼此同步工作,也便于团队负责人整体统筹资源与把控进度。

此外,小伙伴们每周还会对当周工作进行复盘,将经验与心得总结到【每周工作汇总】笔记本中。这些经验都是最为宝贵的知识资产,为整个团队及每位成员的成长打下了基础。

>>>>团队知识库

团队还专门创建了阅读、设计、技术等相关主题的共享笔记本,让小伙伴们能够彼此交流学习,不断提升自我。

【阅读计划】笔记本主要用于推荐一些好书。【Git】、【扁平化设计】、【前端开发】等笔记本主要用于开发技术相关内容的分享。

印象笔记·剪藏是大家非常喜欢的一个功能。豆瓣读书以及一些技术网站上的内容可以直接通过剪藏保存到笔记里,非常方便。

团建时,大家还会用印象笔记企业版安排行程计划。【饭团上海行】笔记本里记录了大家的团建心得、精彩瞬间的照片,形成了一份美好的回忆,永久珍藏。

经过6年的积累,厦大图书馆在印象笔记企业版里积累了宝贵的经验,建立了流畅的协作,团队小伙伴也培养了良好的工作习惯。

“印象笔记企业版同时支持电脑、手机、iPad等设备,可以随时随地更新数据,个人养成了碎片时间整理工作记录,制定短期工作计划,清理工作清单的习惯,工作效率得到很大提高”。

“通过印象笔记企业版团队成员之间能够及时发布和共享资料,合力打造部门知识库,工作交接更方便了。此外,工作事务与待办事项能够及时记录,保证团队成员间及时了解工作进度”。

高校是一个充满无限可能的地方。“互联网+” 时代的高校正在悄然发生变化,包括校务的管理模式、师生的互动模式、课题的研究模式等。

厦门大学图书馆立足行业、面向社会、放眼国际,利用网络环境开展跨校、跨地区的合作,为校园师生提供了优质高效的服务。未来印象笔记将继续与厦门大学图书馆携手,为知识的分享与文化的传承贡献力量。

你的团队是否正在面临以下挑战:

资料繁杂分散,查找困难

工作衔接不畅,重复劳作

项目进度不同步,协同效率低

 

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