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如何做好「知识管理」?我们和1000多名知识工作者聊了聊

如何做好「知识管理」?我们和1000多名知识工作者聊了聊

印象笔记团队 2019/03/23

印象笔记团队 2019/03/23

信息碎片化

长期陷入无效沟通?

想做好自己的知识管理

一到执行却很难落地?

21世纪的组织,最有价值的资产是组织内部的知识工作者和他们的生产力。(现代管理学之父彼得·德鲁克)

印象笔记与知识管理中心 (KMCenter) 、梦想加空间、蜻蜓FM一道和1000多名知识工作者聊了聊。

大象希望通过深入了解当前团队知识管理的现状,探究知识管理实践中的动因和阻力,进而寻找让知识发挥最大效益的方法,为团队赋能。

关键发现

  • 工作中对于信息和知识的需求越来越旺盛,但信息孤岛、知识流失、碎片化造成团队效率的低迷,越来越多的团队意识到知识管理的重要性。
  • 然而真正去做的少,做成的更少。阻碍知识管理落地的原因表面上是因为缺乏激励而造成员工参与度低,而核心原因在于团队知识管理推动方法的欠缺。
  • 基于问题入手,将知识管理作为解决团队问题的手段,员工参与的动力就有了。再结合良好的工具,团队知识管理落地将不再是难事。

以下是《团队知识管理报告》洞见摘要:

/01/

越来越多的团队正在遭遇信息孤岛的困扰:例如市场人员更新了产品资料,销售人员并不能及时知晓,面对客户时仍使用旧文件;又或者很多往期项目资料难以进行共享,每次开启新项目时都从零开始,重复造轮子。

调研结果显示,83.1%的受访者 “非常认同”或“认同”协作过程中经常有重复造轮子的现象,资源浪费严重。

/02/

知识资源是团队最稀缺、最宝贵的资本,尤其成员脑中的隐性知识,例如括经验、技术、人脉等,这类知识的流失将会直接影响团队的竞争力水平。

例如掌握核心技术、重要外部资源、关键客户关系的员工离开了,虽然完成了形式上的交接,但关键的知识并没有被有效传递,不但导致团队整体的技能水平下降,还意味者要花更大的成本去培养新员工。

在调研中,81.4% 的受访者“非常认同”和“认同”关键员工的离开会给团队带来严重损失。

/03/

即时聊天工具已成为当前团队沟通的主要方式之一。但由于沟通内容琐碎零散,后期调用时非常不方便,效率大打折扣。

微信消息不停弹出,聊天记录散落各个群里,一不留神就遗漏了重要信息,后期需要资料时却发现“已被清理”。

调研显示,81.3%的受访者 “非常认同”和“认同”微信QQ聊工作已然为常态,沟通内容后期找起来费时费力。

/04/

面临挑战,各团队开始筹谋应对策略,通过建立知识的收集、存储、分享、应用机制, 来实现个人知识到团队知识的过渡以及隐性知识的显性化,使得团队的知识资产得以持续累和便捷调用,以帮助组织做出正确的决策,适应市场的变迁,我们称之为团队知识管理实践。

从调研数据来看,大部分团队已经意识到了知识管理的重要性,开始“萌芽和启动” 或 “正在建设知识管理系统”, 然而“已建立完备知识管理系统和制度”的才约占一成(8.8%)。由此可见,团队知识管理之路任重而道远。

/05/

从知识管理失败的原因来看,“员工参与度低”是主要原因(57%), 而来自经费方面的压力很小(19%)。

如今的团队的成员构成跟以往很不相同,知识工作者已成为团队的主力和骨干,他们具有较强的创新能力,不愿在一成不变的模式下工作,希望参与到业务的管理和决策活动,关心的是参与过程而不仅仅是结果,因此对于这类员工知识管理参与感的调动也需要新的方法。

/06/

知识管理是为解决团队问题服务的,这是员工参与的源动力,也是调动员工积极性最有效的方法。团队知识管理应始终围绕这个目的开展行动,避免成为员工的额外任务。

从调研数据来看,团队对于知识管理的预期主要在人效方面,包括“打破信息孤岛”(77.5%)、“整合零散信息”(72.5%)和“增加知识储备”(71.6%)等。

因此,调动员工积极性最好的方法是,将知识管理和具体的人效问题相结合。

/07/

互联网时代,知识管理工具必不可少。工具通过先进的技术为团队知识的生产、收集、存储、共享、和检索调用提供便捷的操作。一方面提升了知识管理的效率,另一方面降低了个人输出高价值知识的抵触心理。

调研反馈,82%的受访者“非常认同”和“认同”目前知识的生产工具和管理工具相孤立,知识库的利用率低。

这意味着,工作中产生的知识需要单独再输入到工具中,无疑增加了员工工作量,也导致知识库不能及时更新,内容陈旧,利用率低。因此,知识管理工具要与业务紧密衔接,以确保知识能够及时更新、方便调用。

团队知识管理已经不是一个高远的话题,而是在目前商业环境中团队管理必备的思路和方法。

团队通过知识管理实践来获得更加精准的决策、更加快速的响应能力、更加聪明的工作模式、更加精明能干的团队成员,以进一步应对新的时代挑战。

不论你的团队是想实践知识管理,或已在行动的路上,又或者是陷入困境无法向前,欢迎来找我们聊聊。

联系我们请拨打:

400-898-1000

福利时间

我们还专门为在知识管理路上同行的伙伴们准备了:

「团队知识管理大礼包」

从知识管理的道术器具方面助大家一臂之力,

希望大家能够克服阻力、保持进步,不断前行。

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