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如何在「印象团队」构建团队资料库

背景

每天团队成员都要在各种不同的平台上收集海量资料,以充实团队资料库,方便团队后续的学习和输出。

海量的资料也带来了收集和使用上的困难。资料内容被锁在多个孤立的存储平台中,面临文件过期、资料失效的风险。分散的资料也带来了寻找和利用的麻烦,严重影响组织利用资料的效率。

如何对团队收集的资料进行整合管理,使成员在每天的工作中能够充分利用不同来源的信息和内容,安全存档工作成果,是打造高价值团队资料库的重要因素。

构建团队资料库的痛点

  • 资料散落在不同平台,收集起来比较困难
  • 资料呈现凌乱,不利于团队的整体学习
  • 资料越积越多,需要时难以快速找到
  • 想直接对资料进行标注说明,传统云盘只能保存文件而不方便批注
  • 想查看历史信息,但大部分产品对于历史版本的保存时间有限

印象团队的优势

资料库的构建主要有资料收集、资料归类整理、新文件输出、历史资料归档这四个阶段。首先,在资料收集阶段,团队需要将分散到各平台的资料都汇集到一处,方便后续资料的深度利用。在此阶段印象团队主要有以下优势:

  • 多渠道收集资料

支持从本地、手机、微信等渠道快速上传资料,更可以和印象笔记数据互通聊天群中的重要文件、手机里拍摄的图片和录像、电脑本地中写好的文档皆可轻松上传至云端,再也不用担心文件过期失效。

过去存储在「印象笔记」中的协作文档、微信文章、聊天文件、素材库资料,皆可复用至团队,再也不怕从零开始。未来使用「印象笔记」录入的新信息,只要想导,随时可操作。点此了解如何快速将印象笔记数据导入印象团队

  • 支持所有文件格式存储和更新

重要照片,电子合同,会议录音,office文档……皆可放到一篇笔记中,无需在各种文件间来回切换。「印象团队」超级笔记更是将最小的笔记单位变成了模块,每个模块都可以像积木一样随意调整、拖拽、自由放置。 点此了解 「印象团队」超级笔记入门介绍

团队成员打开「印象团队」中的附件进行编辑保存后,「印象团队」能同步保存附件的更新,无需重复上传,资料更新始终同步。

资料收集完成后,根据团队的使用习惯将资料按一定的规则进行整理,会使整个资料库看上去井井有条,方便团队成员学习使用。这时候印象团队的优势主要体现在:

  • 简洁直观的内容呈现形式

扁平的笔记本组-笔记本-笔记结构让团队资料简洁呈现,告别传统无限文件夹嵌套的低效整理方式。超级笔记内的目录大纲使笔记内容条理清晰,工作计划、工作总结、成员项目进展汇报、文献资料、操作指南等信息一目了然,查看者可随时查看修改。

  • 过往资料轻松调用

对于律所、科研、PC/VE等涉及大量资料整理的行业来说,借鉴以往的资料十分重要。「印象团队」支持将记有过往案件、相关法律、文献资料、背景调查的笔记生成链接,引用到其他资料中去,这样在查看当前笔记时就能快速了解相关的历史信息。

整理好团队资料后,团队成员还可以借助印象团队更轻松地借鉴历史资料,快速产出工作成果此时,印象团队可以帮助团队:

  • 快速找到相关资料

支持搜索笔记、PDF、附件内的文字。对于常保存PDF文件和图片的团队来说,即使不记得笔记内的具体内容,也可以通过PDF中的内容检索到需要的文件。

  • 快速给资料添加批注

可直接在图片、PDF上批注信息,例如设计团队可以在设计图稿上标注设计细节,工程团队在现场照片上标注检查信息,加工贸易团队在产品图片上附加说明,方便团队交流。

在资料库中学习、进行二次创作后,团队就可以将创作好的作品进行存档,充实资料库,方便后续再次利用。印象团队在进行作品存档方面的优势主要体现在:

  • 超大存储空间

无需担心存储空间不够用,图片附件随心存

  • 离职文件永久保留

支持转移离职文件给其他成员,灵感无缝传承,团队灵感不流失

  • 团队主页信息共享

专属团队主页界面,打破个人信息孤岛,实时了解最新动态,项目进展

如何用印象团队构建资料库

第一步:邀请成员进入团队

 支持从各端邀请成员加入。印象团队能够统一管理团队资料,同时保证团队资料不会因为误删或离职而丢失。

           *点此了解如何邀请成员加入印象团队

第二步:搭建团队的资料库笔记本框架

团队版的三级目录结合资料管理的实际应用场景,可以参照下图进行架构搭建。在部署团队资料架构时,创建统一的命名规则非常重要,既有利于高效整理笔记本和笔记,也方便快速查找所需资料。

  *推荐笔记本命名规则

为笔记本组、企业笔记本笔记以及标签创建一套命名规则,内容将更加整洁有序,查找起来也更为快捷。

如:

笔记本组标题可以由“数字编号+部门”组成

笔记本标题可以由“数字编号+项目”组成

笔记标题可以由“数据编辑+具体任务”组成

第三步:在笔记中添加资料

「印象团队」提供了丰富的场景化“笔记模板套件” ,除了日常办公必备的【个人工作】【团队协作】套件,「印象团队」还定制了针对不同团队的场景套件,涵盖法律、教研、人力、外贸、直播、销售等多种行业,方便快速应用,一键形成团队办公空间。 

第四步:将笔记本共享给团队成员。

第五步:团队成员在工作群聊领取笔记本,在笔记本中更新资料。

*点此了解如何与团队成员共享资料

以上内容对你是否有帮助?